La partecipazione alle fiere di settore è un’opportunità molto importante per la tua azienda, un modo per farti conoscere, acquisire nuovi clienti e stringere relazioni.
Aiuta a tenersi aggiornati scoprendo le novità del settore e le nuove tecnologie che ne caratterizzano lo sviluppo. Tuttavia per poter trarre i migliori benefici dalla partecipazione ad una fiera occorre arrivare all’evento preparati, per cui ti consiglio di cominciare l’organizzazione almeno 9-12 mesi prima dell’evento.
La fiera può rappresentare per la tua azienda il più conveniente investimento in termini di marketing e comunicazione perciò deve essere pianificata in tempo.
Scelta della fiera a cui partecipare
Il primo passo è quello di scegliere il tipo di fiera a cui partecipare avvelendosi anche delle informazioni disponibili sul sito dell’ente fieristico.
La scelta dipende anche dal tipo di obiettivo che intendiamo raggiungere, dal tipo di target che intendiamo intercettare e dai risultati delle passate edizioni.
A seconda del tipo di attività può essere utile partecipare ad una fiera locale o internazionale per ampliare il proprio business.
Un’altro aspetto da considerare è il fattore temporale, ad esempio se il tuo obiettivo è quello di incrementare le vendite o lanciare un nuovo prodotto per il nuovo anno allora potrebbe convenire partecipare ad una fiera verso la fine dell’anno e non prima.
Promozione dell’evento
Far sapere agli altri che parteciperai ad una fiera è molto importante per fare in modo che più persone possano visitarti.
Per promuovere la partecipazione alla fiera puoi utilizzare diversi strumenti, primo fra tutti il tuo sito dove puoi inserire una sezione dedicata all’evento.
Con una presentazione interessante puoi invogliare più persone a partecipare alla fiera per visitare il tuo stand.
Puoi fornire anche dettagli come gli orari in cui sarai presente e la posizione dello stand in modo da farti trovare più facilmente.
Potresti inviare anche delle newsletter sfruttando i contatti già esistenti per informare della tua partecipazione alla fiera già qualche mese prima dell’evento.
In questo modo mantieni alta l’attenzione intorno al tema fiera e poco prima della data in cui essa si svolgerà puoi mandare anche degli inviti di partecipazione ad ogni contatto.
Valutazione dei costi e allestimeno dello stand
Una volta scelto il tipo di fiera cui partecipare inoltre occorre passare ad una valutazione dei costi che non dipendono solo dall’allestimento dello stand.
Ci sono altri fattori che influenzano il budget come il materiale promozionale di cui avremo bisogno e i costi del personale che si occuperà dell’organizzazione durante la fiera.
Per quanto riguarda lo stand questo dovrà essere ben allestito e bene in vista per avere la possobilità di essere visitati da molte persone ampliando il proprio bacino di utenza e il proprio database di contatti.
Il tutto deve essere accompagnato da un’adeguata strategia di comunicazione e da materiale pubblicitario come depliant, cataloghi o volantini da distribuire ai passanti.
Lo stand rappresenta il proprio biglietto da visita per cui deve essere allestito curando ogni minimo dettaglio allineandosi con l’immagine della propria azienda.
I prodotti dovranno essere esposti nel modo giusto cercando di attirare l’attenzione dei visitatori e un allestimento originale potrà fare la differenza per essere riconosciuti e ricordati anche dopo la fiera.
Il ROI dell’evento
Il principale indice per la valutazione delle operazioni aziendali in termini di investimento è il ROI (Return of Investment).
Per calcolarlo di una fiera innanzitutto occorre sapere quanto ti costerà parteciparvi e poi dare un valore economico ad ogni potenziale cliente acquisito.
Tuttavia non si tratta di un processo immediato ma lungo e complicato e non immediatamente misurabile.
Per avere risultati soddisfacenti in termini di ROI occorre curare le attività post fiera e gestire i lead raccolti che devono essere trasformati in guadagno.
Per raggiungere quest’ultimo obiettivo occorre attivare un piano di attività post fiera già pianificato prima della partecipazione alla stessa al fine di farsi ricordare dai potenziali clienti.
Sono necessarie perciò azioni di follow-up attraverso ad esempio l’invio di materiale pubblicitario o informativo al fine di ricontattare i potenziali clienti.
Dopo una prima stima dei contatti raccolti al termine della fiera il vero problema è quello di gestirli nel tempo per evitare di farsi dimenticare.
Uno strumento utile potrebbe essere quello di inviare un messaggio di ringraziamento per la visita ricevuta al proprio stand attraverso email o messaggi (nel rispetto delle norme sulla privacy) già il giorno dopo l’evento.
In questo modo i potenziali clienti potranno sentirsi gratificati e potranno apprezzare la serietà della nostra azienda.
È possibile anche invitare i visitatori ad accedere a sezioni del proprio sito per raccogliere materiale informativo in modo da poter misurare come l’evento fiera possa contribuire anche alla crescita della propria attività online.
Potrai inoltre anche dopo la fiera scrivere un articolo per descrivere l’esperienza della partecipazione alla manifestazione così da mantenere vivo il tema e farti ricordare.
Dunque affinché l’evento fiera si traduca in un ottimo investimento per la tua azienda devi curare nel dettaglio l’intera partecipazione prima, durante e dopo l’evento sfruttando al meglio i mezzi tecnologici con quelli più tradizionali.